INFORMATION NETWORK

Informasi selalu ada disekitar kita dan kini digunakan sebagai landasan sistem pengendalian manajemen. Berabad-abad yang lampau, informasi tidak mempunyai nama dan hanyalah merupakan kumpulan pengalaman yang dirasakan dan disimpan setiap orang dalam benaknya masing-masing untuk dimanfaatkan lain kali dalam memutuskan apa yang harus dilakukan atau tidak dilakukan dalam suatu situasi tertentu. Kemudian beberapa nenek moyang kita, dengan menggunakan bahasa isyarat, mulai saling mempertukarkan pengalaman mereka, dan produknya, yang sekarang kita namai informasi, menjadi kenyataan. Berangsur-angsur, setelah beberapa kurun waktu, berkembang menjadi bahasa verbal yang memberikan nama bagi benda-benda dan tindakan-tindakan. Perkembangan ini memungkinkan manusia, dalam memutuskan sesuatu, memanfaatkan informasi tidak hanya dari pengalaman pribadi melainan juga informasi dari pengalaman dan pemikiran orang lain.

Tetapi perkembangan awal dalam informasi dan komunikasi ini tidak memadai untuk mengatasi kemampuan yang terbatas dari benak manusia untuk mengingat semua pengalaman masa lalunya serta untuk berkomunikasi secara lisan. Kemudain muncullah perkembangan berikutnya. Nenek moyang kita mulai mengembangkan simbol-simbol untuk menggambarkan kata-kata lisan. Simbol ini semakin berkembang dan tercipta informasi untuk mengkomunikasikannnya kepada orang lain. Kata-kata tertulis kemudian meluas dan munculah bilangan-bilangan, dan dimensi ukuran dalam informasi menjadi kenyataan. Perkembangan ini diikuti dengan munculnya mesin cetak dan telepon. Dengan alat-alat ini, kamampuan manusia untuk mengendalikan lingkungan dan meningkatkan kemanusaiaan yang meningkat pesat.

Dan semua itu baru permulaan. Semakin berkembangnya teknologi informasi (komputer, optik serat, alat-alat komunikasi dan potensi superkondutor) kini telah meempercepat proses pengembangan informasi dan memperluas konsep-konsep informasi. Sekarang berbagai macam berita telah dibeda-bedakan menjadi data, informasi, pengetahuan, dan kebijaksanaan bergantung pada kegunaanya. Penyaringan data merupakan proses organisasi yang baru digunakan untuk menanggulangi keberhasilan informasi yang dirasakan para penggunanya. Menyaring informasi tidak ada manfaatnya untuk pengambilan keputusan tertentu dan dampak penyaringan ini tidak mudah dirasakan. Pengendalian informasi manajemen menjadi kata-kata yang terkenal, dan gagasan tentang adanya pejabat tingkat puncak yang mengurusi informasi menjadi bagian dari manajemen organisasi.

Dengan semakin banyaknya informasi yang tersedia bagi umat manusia, biaya total untuk mengembangkannya (mengumpulkan, mencetak, dan menyampaikan) juga meningkat, meskipun biaya per unit informasi yang diproses dengan komputer telah menurun secara drastis. Informasi dalam bentuk buku, laporan, cetakan komputer, dan peragaan visual telah menjadi produk ekonomis yang dapat dijual dan dibeli seperti komoditas yang lain. Sekarang, teknologi yang digunkan untuk menghasilkan dan mengirimkan informasi yang andal dan relevan merupakan salah satu kekayaan dunia yang terbesar.

Sebelum menyadari lebih jauh bahwa sistem pengendalian manajemen sampai batas tertentu adalah sistem informasi terus-menerus menjadi makin sempurna, kita perlu memahami gagasan tentang informasi sebagai produk yang dikembangkan dalam sistem pengendalian manajemen.

Informasi bukanlah sekedar berita yang dapat beragam mulai dari informasi yang keliru sampai ke informasi yang tidak berguna sampai ke informasi bermanfaat. Untuk kebanyakan kepentingan, dan tentu saja sejauh kepentingan sistem pengendalian manajemen, informasi terbatas hanya informasi yang berguna. Ini membedakannya dari data yang mungkin berguna tetapi mungkin juga tidak.

Dimasyarakat kita, dan kebanyakan bagian dunia lainnya, informasi merasuk disegala segi kehidupan kita. Informasi akan semakin penting bagi kehidupan dengan semakin rumit dan saling terkaitnya seluruh bagian dunia yang membuat pengambilan keputusan semakin tidak pasti dan manusia enggan bertindak. Jika manusia memiliki berbagai alat indera (mata, telinga, lidah, kulit, hidung) untuk menerima rangsangan langsung yang mendorong tindakan, di dunia yang saling terkait ini kita menggunakan informasi, lebih daripada yang lain, untuk menuntun dan mengarahkan kita menuju pemuasan semua keinginan dan kebutuhan kita. Kita terus menerus mengembangkan infomasi baru melalui proses-proses baru dan mengomunikasikannya dengan metode-metode baru. Mereka yang mengembangkan dan menggunakan sistem pengendalian manajemen perlu memiliki lebih dari sekedar pengetahuan yang dangkal mengenai produk dan proses ini.

Dengan mengingat pandangan umum diatas, kita perlu membedakan antara informasi yang terkait dengan konsep data, pengetahuan, dan kebijaksanaan untuk menjelaskan hakekat informasi dan penyampaiannya. Pertama data, bedanya dengan informasi adalah bahwa data merupakan fakta dan statistik dalam bentuk kumpulan sinyal dan simbol yang tidak berkaitan dengan penggunaan macam apapun dan belum ditafsirkan. Data adalah ubahan mentah yang menjadi dasar untuk mengembangkan informasi. Pengolahan data adalah operasi yang dilakukan untuk mengubah sekumpulan data menjadi informasi, atau mengubah data yang terkumpul ke dalam berbagai bentuk. Informasi, seperti ditunjukkan kata dasarnya dalam bahasa inggris, “to inform,” adalah data yang telah disaring, dianalisis, ditata, disampaikan dalam bentuk yang berguna untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi. Berbagai macam informasi dibutuhkan untuk berbagai kegunaan, jadi informasi tertentu berkaitan dengan penggunaan tertentu.

Baik data maupun informasi biasanya disampaikan dalam bentuk isyarat atau simbol, tetapi jika data dapat dikirimkan dalam bentuk sintaksis tanpa mempedulikan maknanya, informasi haruslah dikirimkan atau disampaikan dalam bentuk semantik atau pragmatik.

Mempertimbangkan tiga karakteristik dasar yang dominan dari informasi yang saling tumpang tindih akan membantu kita dalam mengembangkan sistem pengendalian manajemen.

  1. Dari segi pandang sistem pengendalian manajemen, definisi informasi yang paling berguna adalah bahwa ia merupakan produk yang mengurangi ketidakpastian mengenai tindakan apa yang perlu dilakukan untuk meyakinkan pengambil keputusan tentang tindakan-tindakan terdahulu yang pernah diambil.
  2. Karakteristik kedua dari informasi adalah bahwa ia dapat berfungsi sebagai suatu fungsi penyadar. Bilamana sistem pengendalian manajemen bertanggung jawab untuk berkontribusi bagi pengembangan strategi organisasi, disamping tanggung jawab utamanya memastikan pelaksanaan strategi, definisi informasi sebagai produk yang mengungkapkan peluang-peluang yang mungkin bagi organisasi merupakan pedoman yang berguna.
  3. Karakteristik yang ketiga dari informasi adalah bahwa ia berfungsi sebagai suatu fungsi evaluasi. Ini relevan dengan aspek dari sistem pengendalian manajemen yang menunjukkan seberapa jauh tindakan-tindakan yang direncanakan dan hasil yang diharapkan tercapai.

Ketiga karakteristik ini merupakan konsep dasasr yang berguna dalam mengidentifikasi macam informasi yang harus dikembangkan dan didistribusikan oleh sistem pengendalian manajemen. Sebagai contoh, seorang guru yang mendapat tugas melaksanakan strategi mendidik siswa untuk menggunakan sistem pengendalian manajemen harus memberitahu para siswanya apa yang diharapkan dari mereka(mengurangi rasa tidak pasti mereka tentang apa tindakan yang harus diambil), harus memberikan bahan-bahan sedemikian hingga para siswa menyadari bidang-bidang tambahan yang perlu mereka pelajari(membuat mereka sadar akan adanya peluang-peluang tambahan), dan harus memberikan nilai kepada para siswa berdasarkan prestasi mereka(mengevaluasi sejauh mana pencapaian yang diharapkan terwujud). Sistem pengendalian manajemen dapat saja menyediakan informasi tertentu yang berguna bagi para guru dalam mengembangkan strategi, tetapi dalam mengembangkan informasi untuk melihat pelaksanaan strategilah ketiga karakteristik dari informasi tersebut diatas menjadi pedoman untuk memilih ukuran prestasi yang sesuai.

            Ukuran pengganti dari informasi yang diingini seringkali digunakan bila ukuran prestasi yang langsung tidak tersedia. Sebagai contoh, dalam memberikan nilai kepada para siswa berdasarkan prestasi mereka, guru menggunakan hasil ujian sebagai ukuran pengganti untuk memperkirakan prestasi siswa.

            Ukuran pengganti dan pengembangan ukuran langsung dalam sistem pengendalian manajemen memberikan produk informasi. Kriteria yang digunakan untuk mengidentifikasi ukuran pengganti yang baik adalah sejauh mana ukuran pengganti ini memiliki satu atau lebih karakteristik informasi yang telah disebutkan diatas. Sebagai contoh, perebandingan antara ukuran unjuk kerja yang dianggarkan merupakan ukuran sistem pengendalian manajemen yang lazim digunakan untuk membantu pelaksanaan strategi jangka panjang. Ukuran perbandingan ini adalah ukuran pengganti dan mungkin tidak mencerminkan secara tepat unjuk kerja aktual, terutama jika manajer berkeinginan keras untuk mencapai anggaran dan bukan melaksanakan strategi.

            Jadi, seperti juga tidak beralasan bagi suatu sistem pengendalian manajemen untuk mengembangkan ukuran-ukuran keperilakuan guna memotivasi manajer dengan menyediakan imbalan berupa gengsi padahal si manajer lebih menginginkan uang, tidaklah beralasan pula bagi sistem pengendalian manajemen untuk mengembangkan ukuran-ukuran prestasi jangka pendek(perbandingan anggaran/aktual bulanan) bila mana manajer memburu strategi jangka panjang yang tidak tercermin dalam anggaran keuangan. Manajer tidak akan menaruh perhatian sedikitpun terhadap ukuran seperti itu. Ukuran seperti itu tidak memiliki satupun karakteristik informasi yang disebutkan di atas dan tidak mengandung informasi apapun.

            Pengalaman menunjukkan bahwa kebanyakan ukuran pada sistem pengendalian manajemen memang membantu pencapaian strategi organisasi, tetapi kita tidak boleh menerima ukuran-ukuran ini secara membuta. Penyempurnaan selalu mungkin. Salah satu konsep yang membantu dalam mengembangkan ukuran-ukuran yang memberikan informasi adalah nilai informasi.

            Untuk mendapatkan informasi, perusahaan harus mengeluarkan biaya tambahan. Teori informasi menguraikan suatu teknik untuk menentukan nilai dan memutuskan berapa banyak perusahaan seharusnya membayar untuk informasi tambahan ini. Teknik ini biasanya diuraikan dalam konteks masalah yang menyangkut pemercontohan(sampling), dan jumlah yang dapat dibayarkan perusahaan dinamai nilai harapan dari informasi contoh (expected value of sample information).

            Secara lebih umum, ancangan teori informasi dapat digunakan untuk menguraikan sifat dari sistem informasi yang optimal bagi suatu perusahaan. Dalam sistem yang optimal, selisih total antara nilai harapan informasi yang diberikan oleh sistem dan biaya untuk mendapatkan informasi ini adalah maksimal.

            Ada keterbatasan dalam penggunaan teori informasi diatas dalam kenyataan. Masalah yang mendasar adalah bahwa nilai harapan informasi yang diberikan oleh sistem dan biaya untuk mendapatkan informasi ini adalah maksimal.

            Dalam pengendalian manajemen, informasi digunakan untuk perencanaan, koordinasi, dan evaluasi. Beragam jenis informasi dibutuhkan untuk masing-masing kegiatan dan, dalam masing-masing kegiatan informasi yang relevan bergantung pada situasi, lingkungan, perilaku yang diinginkan, serta biaya dan nilai informasi.

***

REFERENSI

Anthony, Robert. John Dearden and Norton Bedford. 1998. Management Control System 6th Edition. Jakarta: Binarupa Aksara.

 

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s